Использование личного авто в служебных целях

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость.

Многие сотрудники имеют разъездной характер работы — менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов, директор может использовать свой личный автомобиль для поездок в командировки.

Результат их труда во многом будет зависеть от степени мобильности. Все больше компаний практикуют использование личных автомобилей сотрудников в служебных целях. Как это правильно оформить?

01. Что является личным авто и служебной необходимостью

Использование личного авто в служебных целях необходимо компенсировать, это Закон.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Личный автомобиль — это транспортное средство для личного пользования, зарегистрированное за сотрудником или членом его семьи. Как правило, речь идет об легковом автомобиле, предназначенном для перевозки пассажиров и багажа вместимостью от 2 до 8 человек, которое требует для управления водительские права категории «B». Но одновременно не исключает и другие сложные транспортные средства.

Служебные цели — это деятельность оформленного в штат сотрудника организации, нацеленная на выполнение целей организации или исполнение своих должностных обязанностей.

В результате использования личного автомобиля в служебных целях возникает вопрос как это оформить. Есть два варианта возместить сотруднику использование личного автомобиля в служебных целях:

выплачивать компенсацию за использование личного авто в служебных целях;
заключить договор аренды транспортного средства.
На самом деле, есть еще вариант безвозмездного использования авто, но он не укладывается в экономическую целесообразность и личные интересы сотрудника. Не принимаем его в расчет.

02. Компенсация за использование личного транспорта

2.1 Чем регулируется

2.2 Как оформить

Компенсация-это не заработная плата, а отдельный вид выплат, который устанавливается приказом по предприятию. Порядок оформления и работы может быть таким:

Разрабатываем Положение об использовании личного автомобиля в служебных целях — порядок, нормы,
Вносим Изменения в трудовой договор,
Устанавливаем Приказом размер компенсации конкретному сотруднику или списку лиц.
Каждую служебную поездку оформляем Путевым листом, либо записью в специальном журнале,
Все расходы на содержание автомобиля (покупка топлива, масла, посещение СТО) подтверждаем документально и вместе с Заявлением сдаем в бухгалтерию,
Бухгалтер проверяет документы и осуществляет выплату. Работодатель вправе отказать сотруднику в компенсационных выплатах, если они осуществлялись не для служебных целей.

2.3. НДФЛ и страховые взносы с компенсации на авто

Компенсация на использование личного авто в служебных целях не облагаются:

НДФЛ в пределах сумм, установленных Соглашением сторон трудового договора (ст. 217 НК РФ),
Страховыми взносами в пределах сумм, определяемых Соглашением (ст. 422 НК РФ)

2.4 Налог на прибыль

При расчёте налога на прибыль сумму компенсации включаем в прочие расходы, тем самым уменьшая налогооблагаемую базу в пределах норм (ст. 264 НК РФ).

Нормы компенсации зависят от объема двигателя:

1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

С оставшейся суммы компенсации придется заплатить налог на прибыль.

Все расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Использование транспортного средства должно быть связано с исполнение трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер работы, служебные цели). Если вы выплатили компенсацию за использование личного автомобиля, но при этом:

Автомобиль не использовался или использовался не в служебных целях (нет подтверждающих документов);
Сотрудник находился в отпуске или болел;
У вас нет подтверждающих документов.

— то будьте готовы заплатить с этой суммы НДФЛ, страховые взносы и включить эту сумму в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Пример: Как правильно списать на расходы компенсацию (в пределах нормы)

Сотрудник ООО «Ромашка» Иванов А.А. использует в служебных целях автомобиль Лада Веста с объемом двигателя 1800 куб. м. 30 ноября ему была выплачена компенсация в сумме 3000 руб. Установленная норма согласно Соглашению сторон — 1200 руб. в месяц.

На ноябрь 2020 года приходится 20 рабочих дней. Фактически сотрудник отработал только 15 дней. На расходы бухгалтер отнесет 900 руб. (1200 руб. : 20 дн. × 15).

С остальной суммы придется начислить налоги (НДФЛ и страховые взносы, налог на прибыль или налог при УСН).

2.5 Транспортный налог

При выплате компенсации за использование личного авто в служебных целях транспортный налог организации оплачивать не требуется. Плательщиком транспортного налога является лицо, на которое зарегистрировано транспортное средство (ст. 357 НК РФ). Зарегистрировать транспортное средство может его собственник (п.

20 Правил, утвержденных приказом МВД России от 24 ноября 2008 г. № 1001, п. 4 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21/177). Соответственно, платить транспортный налог обязан сотрудник, являющийся собственником автомобиля.

Однако, если организация решит возместить транспортный налог или оплатить его за сотрудника, то это будет являться его доходом, с которого необходимо удержать НДФЛ.

03. Аренда личного автомобиля

3.1 Чем регулируется

ст. 642 ГК РФ «Аренда авто»,
НК РФ.

3.2 Как оформить

Заключаем Договор аренды транспортного средства. При заключении договора можно и нужно ориентироваться на средний уровень стоимости аренды в регионе. Установите в договоре аренды личного авто в служебных целях не фиксированную плату, а в привязке ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов.

Что нужно прописать в договоре:

на какой срок будет арендовано авто,
кто сможет еще пользоваться машиной,
за какую плату будет происходить сделка,
как будут возмещаться расходы – с их расчетом или определенной суммой ежемесячно,
какие права останутся у владельца на транспорт, какие будут у арендодателя,
в каких целях будет использоваться транспорт – для перевозки пассажиров, для транспортировки документации, для перевозки руководителя организации,
на какое расстояние будет ездить водитель

При заключении договора аренды стоит обратить внимание сотрудник является собственником автомобиля или управляет им по доверенности. Договор оформляйте на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник. Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника.

Основные виды аренды:

С экипажем. Автомобиль содержит его владелец. Он же оплачивает ремонт, запчасти и другие принадлежности. Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации? Да, но только если сотрудник – индивидуальный предприниматель и у него есть шофер и механик.

(ст. 635 ГК РФ) .Если данные условия не соблюдаются — договор будет недействительный (ст. 168 ГК РФ).

Если все же решили заключить данный вид договора то советуем разбить его на два — договор аренды транспортного средства и договор оказания услуг, связанных с управлением и технической эксплуатации транспортного средства;
Без экипажа. Работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

Управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации. При аренде автомобиля без экипажа все расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

Арендатор автомобиля без экипажа обязан: страховать переданный ему автомобиль, проводить его текущий и капитальный ремонт, вернуть автомобиль арендодателю в том состоянии, в котором арендатор его получил. А вот страховую выплату в случае повреждения автомобиля в аварии вправе получить только собственник автомобиля.

3.3 Налогообложение

С арендной платы удерживаем НДФЛ:

13%-с резидента РФ ,
30%-с нерезидента РФ.

Страховые взносы НЕ начисляются, если заключен договор аренды без экипажа (ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

При аренде ТС с экипажем начисляйте страховые взносы только со стоимости услуг по управлению автомобилем, оплату за аренду взносами не облагайте.

В данном случае необходимо начислить страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование. Взносы на обязательное социальное страхование начислять не нужно.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платить нужно только в том случае, если в договоре аренды автомобиля с экипажем прописана такая обязанность.

3.4 Учет расходов

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на ОСН, так и компании на УСН. При расчете налога на прибыль при заключении договора аренды без экипажа учитываем всю сумму фактических затрат — бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка, ГСМ, ремонт и другие расходы.

Компании на УСН «доходы минус расходы — включают в состав затрат (ст. 346.16 НК);:

суммы арендной платы;
затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля.

Все затраты должны быть обоснованными и подтверждены документами.

Если вы все же решили упростить себе задачу — не заключать договор аренды и не оформить должным образом выплату компенсации, а просто выплачиваете сотруднику суммы его затрат по чекам ГСМ, то будьте готовы к тому что налоговики признают данные выплаты экономически необоснованными и вам придется заплатить все полагающие налоги с этих сумм.

Пример. Аренда авто в служебных целях — как отнести на расходы

Директор ООО «Ромашка» Иванов И.И. использует свой собственный автомобиль в служебных целях. Оформлен договор аренды без экипажа и каждый месяц директору выплачивается 20 тыс. рублей (уже за минусом НДФЛ 13%).

Путевых листов-нет и Иванов И.И. отказывается их заполнять, чеки с заправки ГСМ не предоставляет, но и и не требует его возмещать. Сумму арендной платы бухгалтер списывает на прочие расходы, тем самым уменьшая налогооблагаемую базу.

Правомерны ли действия бухгалтера?

Нет.

Налоговики могут признать данный договор фиктивным, так как нет экономического обоснования использования личного автомобиля в служебных целях (заполненных путевых листов нет, журнала регистрации поездок — нет,чеков на ГСМ — тоже нет). Налоговые инспектора признают данные выплаты компенсацией, а именно заплатить НДФЛ и страховые взносы со всей суммы, включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

04. Что лучше — выплата компенсации за авто или сдать в аренду?

Сравнительная таблица двух вариантов.

Что сравниваем	Компенсация за использование авто в личных целях	Аренда авто у физлица
Кто получает	Только работник организации	Любое лицо
Что получает	Компенсацию по ТК	Арендную плату по ГК
Как оформляется	Доп. соглашением к трудовому договору	Договором аренды
НДФЛ	Освобождается	Облагается. Арендатор является налоговым агентом
Страховые взносы	Не подлежит обложению	Страховыми взносами облагается только договор аренды с экипажем со стоимости услуг по управлению ТС
Включение в расходы	Включить в расходы можно в пределах норм. Сверх норм — есть отличия ОСН и УСН.	Включить в расходы можно всю сумму

Чаще всего эти варианты сравнивают с точки зрения налогов, всё остальное практически одинаково. Выплачивать же работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда сумма не превышает нормы. А это бывает очень редко, практически никогда. По нашему мнению выгоднее заключать договор аренды автомобиля сотрудника вместо выплаты им компенсаций.

Фирммейкер, март 2021Ирина Воробьева, Ольга Круглова (Усс)

При использовании материала ссылка обязательна

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

Компенсации за использование личного автотранспорта.
Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами.

При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).

Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника: оформление аренды, возмещение расходов, налогообложение и учет

Читатель Андрей пишет: «У меня есть небольшие торговые точки по всему городу. Чтобы проверить товарную выкладку на каждой из них, мне нужен мерчандайзер. Покупать специально для него служебный автомобиль — невыгодно, могу ли я предложить сотруднику пользоваться его личным автомобилем?»

По закону можно оформить использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях, если работник на это согласится.

Чтобы это сделать, нужно оформить один из двух типов договоров: соглашение об использовании имущества в служебных целях или договор аренды транспорта.

Если у сотрудника разъездная работа, для которой нужен автомобиль, это обычно отражено в трудовом договоре, поэтому вносить изменения в него не потребуется.

Если работодатель подписал соглашение об использовании личного имущества, ему придется платить сотруднику компенсацию, в нее входят затраты:

на эксплуатацию, например на шиномонтаж или мойку;
на топливо, масло, тормозную жидкость и другие горюче-смазочные расходники;
на техобслуживание.

Размер компенсации ограничен: 1200 ₽ в месяц, если объем двигателя менее 2000 см³, и 1500 ₽, если более. Работодатель может заплатить больше нормы, но учесть в налоговых расходах получится только эти суммы.

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92

По договору аренды нужно платить сотруднику арендную плату за использование машины и удерживать с нее 13% НДФЛ: компенсацию выплачивать нужно не всегда.

Страховые выплаты в обоих случаях платить не нужно. Рассмотрим каждый вариант подробнее.

Если сотруднику нужен транспорт, например чтобы ездить между торговыми точками, а у компании или ИП нет служебного автомобиля, можно оформить соглашение и выплачивать работнику компенсацию за использование личного автомобиля: за шиномонтаж, мойку, топливо, техобслуживание и другие расходы.

Образец соглашения об использовании имущества в служебных целях

Чтобы возместить эти расходы, понадобится копия паспорта транспортного средства и документы, которые подтверждают расходы, например чеки с заправок.

Размер налоговых расходов по соглашению не очень большой. Если хотите учитывать все затраты, нужно заключать договор аренды автомобиля.

По договору аренды автомобиля работодатель выплачивает сотруднику арендную плату за использование личного транспорта в служебных целях и платит 13% НДФЛ с этой суммы.

Образец договора аренды машины

У арендатора есть два варианта: арендовать только машину или машину с экипажем — то есть с водителем автомобиля. Основное отличие этих договоров в том, что при аренде автомобиля с экипажем сотрудник сам оплачивает ремонт машины. Если арендуете только транспорт, придется платить за его ремонт.

В обоих случаях налоговую базу получится уменьшить на всю сумму расходов.

Сотрудник может предложить в аренду машину, которую водит по доверенности. Хотя доверенность позволяет ему распоряжаться автомобилем, такие арендные договоры вызывают вопросы у налоговой.

Чтобы отчитаться перед налоговой, понадобятся первичные документы, которые подтверждают затраты: чеки и путевые листы.

Путевой лист — это документ, который подтверждает маршруты поездок и расходы на топливо. Обычно его выписывают на один день, но в некоторых случаях, например если сотрудник едет в длительную командировку на служебном транспорте, можно оформить на месяц.

Форма путевого листа легкового автомобиля

В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru.

В командировку на личном автомобиле: что надо знать о компенсации расходов и документах

К числу таких трат помимо прочего относятся расходы на проезд к месту командировки и обратно. Обычно при перечислении транспортных средств, которыми можно добраться до места выполнения служебного задания, указывают поезда, самолеты, автобусы.

А может ли работник отправиться в командировку на личном автомобиле? Если да, то какие расходы, связанные с использованием машины, компенсирует работодатель? Вопрос не новый, но повторение пройденного еще никому не мешало.

К тому же в поисках ответа на этот вопрос со временем частенько появляются какие-то новые особенности.

Поводом для материала мы выбрали письмо Минфина от 12.08.2022 № 03-03-06/1/78804. В нем чиновники по традиции ограничились констатацией нормы НК РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264).

Согласно этой норме расходы налогоплательщика на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов своих работников учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Причем такие расходы нормируются.

Размер компенсации при налогообложении

Нормы расходов коммерческих организаций на выплату компенсации за использование личных легковушек и мотоциклов работников для служебных поездок утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92. При определении облагаемой базы по налогу на прибыль такие расходы признаются в следующих размерах:

для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателядо 2000 куб. см включительно — 1200 руб/мес.;свыше 2000 куб. см — 1500 руб/мес.;
до 2000 куб. см включительно — 1200 руб/мес.;
свыше 2000 куб. см — 1500 руб/мес.;
для мотоциклов — 600 руб/мес.

Для федеральных государственных гражданских служащих правила выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковых автомобилей и мотоциклов) в служебных целях иные (утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Компенсация выплачивается в следующих предельных размерах:

для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателядо 2000 куб. см включительно — 2400 руб/мес.;свыше 2000 куб. см — 3000 руб/мес.;
до 2000 куб. см включительно — 2400 руб/мес.;
свыше 2000 куб. см — 3000 руб/мес.;
для мотоциклов — 1200 руб/мес.

Как видим, приведенные значения в два раза превышают нормы из постановления № 92. Что касается расходов на приобретение ГСМ, то они возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. 5 правил).

В коммерческих организациях компенсация относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

По мнению финансистов, налогоплательщик учитывает компенсацию в расходах в пределах приведенных норм, а также при условии соблюдения критериев, установленных НК РФ (ст. 252).

В указанных суммах компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации транспорта (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт) (письмо Минфина от 05.04.2021 № 03-03-06/3/24885).

За прошедшие два десятка лет нормы, к сожалению, не менялись. Не предусмотрено их увеличение и основными направлениями бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики РФ на 2022 год и плановый период 2023 и 2024 годов (письмо Минфина России от 20.06.2022 № 03-03-07/58082).

Для получения компенсации:

работник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля (с предъявлением оригинала);
организация обязана вести учет служебных поездок в путевых листах.

Налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов при условии, что они обоснованы и документально подтвержденные (п. 1 ст. 252 НК ФР).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Подтвердить затраты нужно документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При налогообложении прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы на проезд и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 166, 167, 168 ТК РФ).

Никаких ограничений в выборе вида транспорта для проезда к месту командировки НК РФ не установлено.

Правомерность использования транспорта, находящегося в собственности работника, для проезда в командировку и обратно подтверждается и положением об особенностях направления работников в служебные командировки (п. 7) (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

В документе указано, что в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Ее работник должен представить работодателю по возвращении из командировки. К служебной записке работник должен приложить подтверждающие использование машины документы (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

Как видим использование работником личного автомобиля для поездки в командировку вполне приемлемо.

Налоговики и раньше считали (письмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199), что расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (включая расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах установленных норм.

Работодатель, согласившийся использовать в интересах компании личный автомобиль работника, должен выплатить ему компенсацию, возместить износ (амортизацию) машины, а также расходы, связанные с ее использованием.

В руководстве по соблюдению требований трудового законодательства (утв. приказом Роструда от 13.05.2022 № 123) указано на обязанность работодателя компенсировать работнику:

использование его личного имущества (износ/амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования, других технических средств и материалов);
расходов, связанных с использованием личного имущества работника (ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов).

Размер возмещения расходов должен быть определен письменным соглашением сторон трудового договора.

Щекотливым является вопрос о проведении предрейсовых (послерейсовых) медосмотров. Отметка о прохождении медосмотра делается в путевом листе (п. 15 обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368). В этом же документе сказано (п.

17), что обязанность регистрировать оформленные путевые листы возлагается на собственников (владельцев) транспортных средств. У нас же собственником является работник. Если он по должности водитель и командировка на личном авто связана с выполнением трудовых обязанностей, работодатель должен обеспечить прохождение работником медосмотра.

Если же в трудовую функцию работника не входит управление автомобилем, то и указанные медосмотры он проходить не обязан. Условие о трудовой функции включается в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В случае поездки работника (не водителя) в командировку на собственном автомобиле, последний — это лишь средство передвижения.

И управление автомобилем в командировке не означает, что работник начинает осуществлять трудовую функцию водителя (апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу № 33-9894).

А путевой лист является оправдательным документом для понесенных расходов, связанных с использованием автомобиля. Данные из путевого листа работник укажет в авансовом отчете.

Бухгалтерский учет

Затраты организации, связанные с использованием личного имущества работника в служебных целях, признаются расходами (управленческими) по обычным видам деятельности. Такие расходы признаются в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (п. 5-7, 16, 18 ПБУ 10/99) (утв. приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н).

При отражении в учете рассматриваемых фактов хозяйственной жизни осуществляются следующие бухгалтерские записи:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73— учтены расходы по выплате компенсации работнику за использование в служебных целях личного автомобиля;
Дебет 73 Кредит 51— перечислена компенсация работнику.

При следовании рекомендациям чиновников об учете в расходах затрат в размере утвержденных норм, в бухгалтерском учете организации возникает постоянная разница.

Она формирует бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода и не учитывается при определении облагаемой базы по налогу на прибыль отчетного периода и последующих периодов.

Наличие постоянной разницы обязывает начислить постоянный налоговый расход (сумма налога, которая приводит к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде):

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»— начислен постоянный налоговый расход.

Пример

Работодатель заключил с работником, не являющимся водителем, дополнительное соглашение к трудовому договору о возможности использования личного автомобиля (объем двигателя — 1600 куб. см), в т. ч. при поездках в командировку. Размер компенсации определен в сумме 8000 руб. при условии использования машины в течение полного месяца.

Работнику также компенсируются расходы на ГСМ, определяемые исходя из установленных организацией норм, и с учетом пробега автомобиля. В сентябре работник был в командировке 14 дней, при этом он использовал личный автомобиль. Стоимость израсходованного по норме ГСМ за эти дни составила 8360 руб.

В учете организация руководствуется разъяснениями контролирующих органов.

Компенсация за использование автомобиля в командировке 3733,33 руб. (8000 руб. : 30 дн. х 14 дн.), общая же сумма компенсации — 12 093,33 руб. (3733,33 + 8360).

Начисление компенсации в бухгалтерском учете сопровождается следующей записью:

Дебет 20 Кредит 73— 12 093,33 руб. — начислена компенсация за использование личного автомобиля работника в командировке.

При определении величины облагаемой базы по налогу на прибыль за 9 месяцев 2022 года налогоплательщик учтет 560 руб. (1200 руб. : 30 дн. х 14 дн.) в качестве компенсации за использование личного автомобиля работника в командировке.

Разница в расходах 11 533,33 руб. (12 093,33 — 560) в бухгалтерском учете признается постоянной, что влечет за собой начисление постоянного налогового расхода в сумме 2306,66 руб. (11 533,33 руб. х 20%):

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»— 2306,66 руб. — начислен постоянный налоговый расход.

Взгляд арбитров
Судебная практика по рассматриваемому вопросу противоречива.

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу № А66-7112/2005 суд констатировал, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику должна выплачиваться компенсация, а также возмещаться расходы, связанные с его использованием.

По мнению кассации, основанием для компенсационных выплат служат (на момент принятия судебного акта) следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ):

приказ руководителя организации, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования автомобиля);
документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (копия ПТС, а если работник управляет по доверенности — соответствующие документы);
путевые листы с отметками о служебных поездках.

Компенсация включает сумму износа автомобиля, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.

ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 28.08.2006 по делу № А29-8205/2005А посчитал обоснованными затраты на приобретение бензина для автомобилей работников, направлявшихся в командировки.

Общество представило авансовые отчеты, при этом размер возмещения расходов соответствовал экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей экономической деятельности налогоплательщика.

Использование личного автомобиля в служебных целях: компенсация работнику

Как организации отразить использование личного автомобиля работника в служебных целях с выплатой ему компенсации, а также арендной платы за этот автомобиль во время отпуска работника?

Работник использует свой автомобиль как в личных, так и в служебных целях по месту основной работы. Разъездной характер работы данному сотруднику не установлен. По соглашению с нанимателем компенсация за износ транспортного средства определена в размере 150 руб. в месяц. Сумма перечисляется на карт-счет работника.

В текущем месяце он 14 календарных дней находился в отпуске. На этот период с нанимателем был заключен договор аренды автомобиля, переданного по акту приема-передачи с оценочной стоимостью 10 000 руб. Сумма арендной платы составила 80 руб. Автомобилем пользовался работник с разъездным характером работы.

Транспортное средство возвращено в этом же месяце.

Автомобиль использовался для решения вопросов, связанных с управлением организацией, поездками между объектами.

В текущем месяце 23 рабочих дня, из них 10 дней работник был в отпуске. По договоренности с нанимателем компенсация за износ автомобиля выплачивается за фактически отработанные дни .

———————————
Возмещение иных расходов, возникающих при эксплуатации автомобиля, начисление и выплата отпускных, предоставление вычетов не рассматриваются.
Общие положения

Работник, использующий свое транспортное средство для нужд нанимателя, имеет право на получение за его износ (амортизацию) компенсации. Размер и порядок ее выплаты определяется по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК).

Вопросы аренды регулируются гражданским законодательством. По договору аренды арендодатель обязуется передать арендатору имущество во временное пользование за плату. Предметом аренды может быть в том числе транспортное средство (ч. 1 ст. 577, ч. 1 п. 1 ст. 578 ГК).

Срок аренды, порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды (п. 1 ст. 581, п. 1 ст. 585 ГК).

При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (ч. 1 ст. 593 ГК).

Напомним, что важное значение для целей налогообложения прибыли имеет факт установления работнику разъездного характера работы и выплаты соответствующей компенсации.
Разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работу:
— на объектах, расположенных вне места постоянной работы;
— связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно;

— связанную с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка (п. 3 Инструкции N 70).

Работнику, которому установлен разъездной характер работы, выплачивается соответствующая компенсация (ст. 99 ТК).

Бухгалтерский учет

Расчеты с работником по начислению компенсации за использование имущества в служебных целях обобщаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Наниматель вправе открыть к счету отдельный субсчет (п. 3, 57 Инструкции N 50).

Расчеты по арендной плате по усмотрению организации могут учитываться как на вышеуказанном счете, так и на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», так как работник по договору аренды выступает в качестве арендодателя (п. 47, 57 Инструкции N 50).

В данном случае автомобиль используется для решения вопросов, связанных с управлением организацией. Следовательно, суммы компенсации и арендной платы относятся в состав управленческих расходов:

— в дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты» — в производственной организации;

— в дебет счета 44 «Расходы на реализацию» — в торговой, торгово-производственной организации (п. 10 Инструкции N 102, п. 28, 35 Инструкции N 50).

Удержание подоходного налога учитывается по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет 68-4 «Расчеты по подоходному налогу» (ч. 6 п. 53 Инструкции N 50).

Выплата компенсации и арендной платы отражается по дебету счета, на котором учтена задолженность перед работником, и кредиту счета 51 «Расчетные счета» (п. 40 Инструкции N 50).

Поступление и возврат арендованного автомобиля в бухучете фиксируются по забалансовому счету 001 «Арендованные основные средства» (п. 79 Инструкции N 50).

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

На компенсацию за износ автомобиля страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются (абз. 2 п. 1 ст. 4 Закона N 118-З, ч. 1 п. 2 Положения N 1297, п. 8 Перечня N 115, ст. 106 ТК).

Арендная плата также не признается объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

Несмотря на то что договор аренды относится к гражданско-правовым договорам, непосредственно арендная плата — это не вознаграждение за выполненные работы, оказанные услуги или создание объектов интеллектуальной собственности. Она является ценой пользования имуществом (абз. 2 ч. 1 ст. 7 Закона N 3563-XII, ст. 577, 585 ГК).

Подоходный налог

Арендная плата от сдачи в аренду личного имущества (автомобиля) является объектом обложения подоходным налогом (п. 1 ст. 196, подп. 1.4 п. 1 ст. 197 НК).

Наниматель как налоговый агент обязан:
— исчислить подоходный налог по ставке 13%;
— удержать его сумму с работника при выплате вышеуказанных доходов;

— перечислить сумму налога в бюджет (ст. 23, п. 1 ст. 214, п. 1 ст. 216 НК).

Компенсация за износ автомобиля работника, используемого им в служебных целях, с 2022 г. освобождается от обложения подоходным налогом (п. 4 ст. 208 НК).

НДС

При начислении и выплате работнику компенсации за износ автомобиля и арендной платы за транспортное средство у организации не возникает обязательств по НДС (ст. 115, 132, 133 НК).

Налог на прибыль

При исчислении налога на прибыль учитываются экономически обоснованные затраты, понесенные организацией в процессе деятельности и отраженные на счетах бухучета по принципу начисления (п. 1, 3 ст. 169 НК).

Компенсация за износ автомобиля, выплачиваемая работнику, в состав учитываемых затрат включается. При этом важное значение имеет характер работы сотрудника:

— если ему выплачивается компенсация за разъездной характер работы в соответствии с Инструкцией N 70, то вышеуказанные выплаты включаются в учитываемые затраты в полном объеме;

— в случае отсутствия у работника разъездного характера работы компенсация за износ личного автомобиля включается в состав прочих затрат (с учетом норматива 1%)( ч. 2 п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 170 НК).

Отметим, что суммы арендной платы, выплачиваемые работнику, работа которого не носит разъездной характер, выступающему арендодателем личного транспортного средства, исключены из состава нормируемых затрат еще в 2021 г. Таким образом, данные суммы учитываются при налогообложении прибыли в 2022 г. без ограничений (подп. 2.7 п. 2 ст. 171 НК).

В рассматриваемой ситуации у работника-арендодателя не разъездной характер работы. В связи с этим сумма компенсации за износ автомобиля за отработанные дни включается в состав прочих нормируемых затрат. Арендная плата за время отпуска учитывается при налогообложении прибыли без ограничений.

Таблица бухгалтерских записей

Учет расчетов с работником-арендодателем ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Начислена сумма компенсации за износ автомобиля, выплачиваемая работнику за отработанные дни (150 / 23 x (23 — 10))	26, 44	73	84,78	Трудовой договор, приказ руководителя, бухгалтерская справка-расчет
Автомобиль принят на учет как арендованное основное средство на время отпуска работника	001	10 000	Договор аренды, акт приема-передачи
Начислена арендная плата за автомобиль	26, 44	60	80	Договор аренды, акт пользования имуществом
Удержан подоходный налог из суммы арендной платы за автомобиль (80 x 13%)	60	68-4	10,40	Бухгалтерская справка-расчет
Возвращен автомобиль работнику	001	10 000	Договор аренды, акт приема-передачи
Работнику перечислена сумма компенсации за износ автомобиля	73	51	84,78	Платежное поручение, выписка банка по расчетному счету
Работнику перечислена арендная плата за минусом удержанного подоходного налога (80 — 10,40)	60	51	69,60	Платежное поручение, выписка банка по расчетному счету
——————————— Учитывается при налогообложении прибыли.